Zeitmangel stellt einen kritischen Faktor in Verwaltungen dar. Viele Verantwortliche übernehmen die Pflege der Social-Media-Kanäle als zusätzliche Aufgabe zu ihrem eigentlichen Job. Auch der Führungsebene sollte klar sein, dass hier Arbeitszeit aufgewendet wird, die man berücksichtigen und einplanen muss. Je nach Anzahl der Kanäle, Interaktionsraten und Abstimmungsprozessen im Haus sind zwei bis acht Stunden pro Woche notwendig.

Empfehlenswert ist die Organisation im Team, insbesondere wenn keine eigene Stelle für Social-Media-Arbeit vorgesehen ist. Das verteilt die anfallenden Aufgaben auf mehrere Schultern und entlastet den Einzelnen. Gemeinsam übernimmt man Verantwortung, ergänzt sich in seinen Kompetenzen und kann sich im Fall von Urlaub, Krankheit oder zu hoher Arbeitslast gegenseitig vertreten. Hinzu kommt, dass strategische Entscheidungen leichter zu treffen sind, wenn man sich dazu im Team besprechen kann.

Es erleichtert die Zusammenarbeit, wenn die ausgewählten Personen grundsätzlich am Thema Social Media interessiert und von sich aus dort aktiv sind. Schulungen zu den jeweiligen Netzwerken bauen das bereits vorhandene Wissen aus. Inhaltlich sollte es dabei um die technische Bedienung, Chancen und Risiken sowie die ausgearbeitete Kommunikations-Strategie der Kommune gehen. Je besser der Grundstein hier gelegt wird, umso effektiver und unabhängiger (von Dienstleistern) kann das Team arbeiten.

 

Die ideale Teamaufstellung

Das Kernteam

besteht aus zwei bis drei kommunikationserfahrenen Personen, die beispielsweise für Pressestelle, Online-Kommunikation oder Stadtmarketing verantwortlich sind. Sie sollten sich aus beruflichem Interesse in den jeweiligen Netzwerken aktiv bewegen, um ein gutes Gefühl für Sprache, Bildauswahl und aktuelle Themen zu haben. Vorkenntnisse in den jeweiligen Kanälen sind von Vorteil, lassen sich aber bei Bedarf durch entsprechende Schulungen ergänzen.

Typische Aufgaben des Kernteams sind beispielsweise

  • Festlegen der Gesamtstrategie
  • Entscheidungen über Auswahl der Kanäle
  • Erstellen und Freigeben von Beiträgen
  • Auswerten der Statistiken
  • Beantworten von Fragen und Nachrichten
  • Moderieren der Kommentare
  • Beauftragung von Dienstleistern (wenn notwendig)

 

Das Redaktionsteam

besteht aus vier bis sechs Personen aus unterschiedlichen Bereichen – sinnvollerweise mit bürgernahen Themen wie Bürgerbüro, Bauamt, Fundbüro, Kinder- und Jugendarbeit, Kultur oder Stadtbibliothek. Die Ausgewählten sollten Begeisterung und Affinität zu den jeweiligen Netzwerken mitbringen, da dies die Zusammenarbeit ungemein erleichtert. Mit ein wenig Übung und Abstimmung können die Mitglieder des Redaktionsteams später selbständig Beiträge veröffentlichen und Anfragen bearbeiten. So entlasten sie das Kernteam.

Typische Aufgaben sind hier

  • Vorbereiten und Erstellen von Beiträgen
  • Beantworten von Fragen und Nachrichten
  • Moderieren der Kommentare

 

Das Content-Team

ist breit aufgestellt und ergänzt die noch fehlenden Themenbereiche. Es ist wichtig, dass es zumindest in jedem Amt bzw. jeder Abteilung einen Ansprechpartner gibt, der auch für die Zulieferung von Themen verantwortlich ist. Derjenige sollte wissen, worauf es bei der Auswahl der Inhalte für das jeweilige Netzwerk ankommt, um so die wichtigsten Informationen an Redaktions- und Kernteam zu liefern. Diese übernehmen das Verfassen und Veröffentlichen des Beitrags. Bei Rückfragen hat man so einen festen Ansprechpartner im Fachbereich.

Typische Aufgaben des Content-Teams sind

  • Auswahl von sinnvollen Themen
  • Vorbereitung für das Kernteam
  • Beantworten von Rückfragen
  • Moderieren der Kommentare