Stadtverwaltung

Hybrid-Seminar: Schritt für Schritt zum neuen Webauftritt

Webauftritte sind heute das zentrale Herzstück einer guten Bürger-Kommunikation. Alle wichtigen Kanäle laufen hier zusammen. Wenn es um die erste Erstellung oder den Relaunch einer Website geht, stehen die Verantwortlichen jedoch häufig vor einem großen Aufgabenberg und wissen nicht genau, wie sie am Besten anfangen oder den Prozess sinnvoll begleiten können. Dieses Seminar vermittelt Ihnen die wichtigsten Grundlagen, eines nutzerzentrierten Design-Prozesses.

INHALT

  • Zielgruppe: Der Blick von außen
  • Anforderungsanalyse: Zielsetzung der Website (technisch und inhaltlich inkl. Barrierefreiheit)
  • Navigation-Struktur: Das essentielle Grundgerüst
  • Texte und Fachbegriffe: Die richtige Sprache finden
  • Bildsprache: Wiedererkennungswert schaffen
  • Design und Trends: Gestaltungsgrundlagen und Ausblicke
  • Mobile Website vs. App: Was macht in welchem Zusammenhang Sinn?

ZIEL

In diesem Seminar lernen Sie, wie man einen nutzer-zentrierten Design-Prozess konzeptionell angeht und die Erstellung bzw. den Relaunch einer Website richtig vorbereitet und begleitet

ZIELGRUPPE

Bürgermeister/innen, Pressesprecher/innen, Online-Redakteure und generell Mitarbeiter/innen, die mit Erstellung oder Relaunch von Websites betraut sind


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Instagram Stories planen - mit der Business Suite

„Wie kann ich Zeit bei Stories sparen?“
„Kann ich Stories vorplanen?“
„Kann ich am Desktop UND mit dem Smartphone arbeiten?“

Diese Fragen sind wohl mit die häufigsten, die in meinen Instagram Workshops zu Stories auftauchen. Zum Glück entwickelt Facebook seine Business Suite und das Creator Studio permanent weiter. Das haben aber tatsächlich viele (noch) nicht mitbekommen. Grund genug, einen Blick in die aktuellen Funktionen zu werfen, die Ihnen Ihre alltägliche Instagram Arbeit erleichtern. Denn schließlich hat kaum jemand von uns den Luxus, das als Vollzeitjob betreiben zu können.

Schritt 1

Öffnen Sie die Business Suite: https://business.facebook.com/

Hier können Sie Ihre Facebook und Instagram-Seite gemeinsam verwalten.
Der vierte Punkt von oben heißt „Beiträge und Stories“

Schritt 2

In „Beiträge und Stories“ finden Sie zunächst eine Übersicht über Ihre veröffentlichten Beiträge mit den zugehörigen Statistiken. Oben rechts finden Sie zwei Buttons: „Beitrag erstellen“ und „Story erstellen“. Klicken Sie auf den hellgrauen Button, um Stories für Facebook und Instagram zu erstellen.

Schritt 3

Setzen Sie auf der linken Seite nun für den bzw. die gewünschten Account(s) - Facebook und / oder Instagram - ein Häkchen. Nun können Sie bis zu 10 Elemente für Ihre Stories hochladen. Elemente können Fotos oder Videos mit max. 15 Sekunden Länge sein.

Schritt 4

Nach dem Upload sehen Sie eine Vorschau der Inhalte. Nun können Sie die Elemente über die sechs kleinen Punkte links in die richtige Reihenfolge bringen oder noch einmal Elemente herauslöschen. In der Vorschau sehen Sie, wie das Ganze aussehen wird.

Schritt 5

Scrollen Sie auf der linken Seite weiter nach unten. Dort finden Sie weitere Bearbeitungsmöglichkeiten vor. Zunächst werden Ihnen verschiedene Schnitt-Optionen vorgeschlagen. Für Stories eignet sich am besten das vertikale Vollbildformat 9:16, das heißt von 1080 x 1920 px.

Schritt 6

Bei Bedarf können Sie auch Text-Elemente hinzufügen. Dafür stehen verschiedene Schriftarten zur Auswahl. Zusätzlich können Sie die Farbe anpassen. Im Gegenteil zum Smartphone lässt sich hier sogar der Hexadezimal-Code Ihrer Farbe aus der Corporate Identity korrekt eingeben.

Schritt 7

Unter „Sticker“ steht lediglich eine sehr kleine und begrenzte Auswahl zur Verfügung. Hier wird die Business Suite der Auswahl, die über Giphy und Instagram direkt zur Verfügung steht, noch bei weitem nicht gerecht.

Schritt 8

Als zusätzliches Feature sollte sich hier eigentlich auch ein Link hinterlegen lassen. Da hinkt die Business Suite aber den Features auf Instagram ebenfalls noch stark hinterher. Bereits im September wurde der Swipe Up Link ja schon durch den Link Sticker ersetzt, der nun auch für alle Accounts unabhängig von den Fanzahlen verfügbar ist. Alle akkreditieren Accounts mit blauem Haken sollten Sie trotzdem nutzen können.

Schritt 9

Unten rechts gibt es zwei blaue Buttons: „Story teilen“ und ein Pfeil nach unten. Hinter dem Pfeil nach unten verbirgt sich die Möglichkeit, Stories zu planen. Wichtig ist hier, dass der Zeitpunkt zur Veröffentlichung mindestens 20 min in der Zukunft liegen muss, aber maximal 75 Tage betragen darf.

Schritt 10

Im Hauptmenü (schwarz, ganz links) finden Sie einen Punkt unter „Beiträge und Stories“ den Punkt „Planer“. Hier wird Ihnen in einer Kalender-Übersicht angezeigt, wann Sie welche Beiträge und Stories geplant haben und welche in der Vergangenheit bereits veröffentlicht wurden. Zusätzlich finden Sie Empfehlungen, welche Posting-Zeitpunkt auf Instagram und Facebook für Sie in den nächsten Tagen besonders günstig sind, um Ihre Zielgruppe zu erreichen.

 

BONUS-TIPP

Planen Sie immer wieder feste Zeiträume für die Erstellung von Inhalten ein, zu denen Sie – soweit möglich – mehrere Beiträge und Stories am Stück erstellen und dann vorausplanen. Je nach Inhalt kann das alles für die nächsten zwei Wochen sein oder beispielsweise eine Serie über Arbeiten bei der Stadt, die sich dann über die nächsten 3 Monate erstreckt. Wenn Sie am Stück Beiträge erstellen, geht es Ihnen deutlich schneller von der Hand.


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Rechtlich einwandfrei - wohin mit Impressum, Datenschutz & Co im Social Media Profil?

Als Stadtverwaltung und Behörde übernimmt man auch in den sozialen Medien eine Vorbild-Funktion. Daher sollten insbesondere die rechtlichen Themen einwandfrei eingebunden sein. Zusätzlich gibt es oft noch Wünsche beispielsweise Netiquette und Teamvorstellung integrieren zu können. Doch die sozialen Netzwerke stellen einen diesbezüglich gerne vor Herausforderungen.

Facebook

Das größte Netzwerk bietet zum Glück mittlerweile direkt im Profil die Möglichkeit an, ein Impressum korrekt zu hinterlegen:

  1. Klicken Sie im News Feed links im Menü auf Seiten.
  2. Rufen Sie Ihre Seite auf.
  3. Klicken Sie in der linken Menüauswahl auf Seiteninfos bearbeiten.
  4. Gehen Sie zum Abschnitt Impressumund fügen Sie Ihre Informationen hinzu.
  5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Die Datenschutzerklärung sollten Sie auf Ihrer Website ohnehin anbieten. Sinnvoll ist es, diese um die jeweiligen Netzwerke zu ergänzen und dann im Impressums-Bereich von Facebook mit zu verlinken. Eine inhaltliche Vorlage bieten z.B. der Datenschutzbeauftragte von RLP an: https://www.datenschutz.rlp.de/fileadmin/lfdi/Dokumente/Muster_Datenschutzerklaerung_Facebook.pdf

Bei Netiquette, Teamvorstellung oder Gewinnspiel-Hinweisen wird es schon schwieriger. Seit einiger Zeit hat Facebook die Möglichkeit, eigene Tabs (Reiter) einzubinden, erst für Seiten ab 2.000 Fans vorgesehen. Der Knackpunkt war hier aber ohnehin, dass diese Reiter lediglich am Desktop zu sehen sind, während mittlerweile über 96% der Nutzer Facebook primär mobil aufrufen. Daher bietet es sich an, hierfür eine eigene Landing-Page innerhalb der Website vorzusehen, wo sich alle Informationen für den Social Media Bereich gesammelt finden. Das ist ohnehin praktisch, wenn man als Behörde oder Verwaltung auf verschiedenen Social Media Plattformen unterwegs ist.

Instagram

Ein einziger Link in der Bio, der wirklich klickbar ist: Was haben sich die Macher eigentlich dabei gedacht, fragt man sich. Oft sieht man ganze Link-Texte die in die Bio geschrieben werden, aber leider nicht klickbar sind. Was kann man also tun? Es gibt Tools wie Linktr.ee oder Linkin.bio von later. Da diese aber wiederum von externen Anbietern gehostet werden steht man direkt vor der nächsten Datenschutz-Hürde.

Die deutlich bessere Variante: Erstellen Sie eine eigene Social Media Landing-Page auf Ihrer Website. Diese muss nicht unbedingt in die Navigation eingebunden sein, sondern ledigliche eine sprechende URL haben, z.B. www.beispielstadt.de/socialmedia. Hier lassen sich alle relevanten Informationen zusammenstellen. ABER: Mobilfähig sollte sie sein.

Schöne Praxis-Beispiele dafür sind MdL Theresia Bauer (https://mwk.baden-wuerttemberg.de/de/header-und-footer/datenschutz/datenschutzhinweis-facebook/?tx_rsmbwsimpleteaser_socialredirect%5Bitemuid%5D=24)

oder die Stadt Nürtingen (https://www.nuertingen.de/de/nuertingen-fuer-alle/rathaus-buergerservice/suche-impressum/social-media)

Gerade bei Instagram kann man das Prinzip auch noch zusätzlich dafür nutzen, weiterführende Links für die letzten aktuellen Beiträge bereit zu stellen, beispielsweise Links zur Veranstaltungen, Stadtführungen, Pressemeldungen und mehr. Nur regelmäßig aktualisieren ist hier wirklich wichtig. Achten Sie darauf, dass sie nicht mehr als 10 Links anbieten. Sonst wird es doch zu unübersichtlich.

 

 

 

 

 

 


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Keep it Reel – Kurzvideos für Städte und Behörden

Als Adam Mosseri (Head of Instagram) am 30. Juni verkündete, dass Instagram „nicht länger eine Photo-Sharing-App“ sei, sorgte das für einige Unruhe in der Social Media Welt. Wobei diese Aussage – zumindest für Profis – keine wirklich neue Erkenntnis darstellt. Schon längst verzeichnen Video-Formate mehr Views und damit Aufmerksamkeit und Reichweite.

Reels sind dabei das aktuelle Format der Stunde. Seit dem 27. Juli stehen nun drei Längen zur Auswahl: 15, 30 und (ganz frisch) 60 Sekunden. Besonders spannend sind Reels, weil sie speziell auf das Entdecken neuer Inhalte ausgelegt sind. Sie haben einen eigenen Tab erhalten und dort wird eine – für jeden Nutzer individuelle und hoffentlich inspirierende – Mischung angezeigt. Eine sehr gute Gelegenheit also, neue Menschen auf den eigenen Account aufmerksam zu machen, ohne in Werbung investieren zu müssen. Die Reichweiten können die Fanzahlen dabei problemlos um ein 10- bis 100faches übersteigen.

Was ist das Besondere an Reels?

Sie setzen sich im Aufbau und Möglichkeiten von den anderen Video-Formaten ab. In der App stehen für Reels die folgenden Funktionen zur Verfügung:

Timer / Countdown: Hier kann man vorab einstellen, wie lange die Videosequenz werden sollen, die man filmen möchte. Ein Countdown lässt sich ebenfalls einstellen.

Geschwindigkeit: Die einzelnen Clips können entweder bis zu 4x so schnell ablaufen lassen, z.B. als Zeitraffer-Aufnahme, oder deutlich langsamer, um einen Zeitlupen-Effekt zu erzielen.

Effekte: Eine ganze Bibliothek an Effekten steht zur Verfügung: Vom Greenscreen bis hin zu Beauty-Filtern ist alles möglich.

Musik: Als Business-Account steht in Deutschland aufgrund der GEMA leider nur eine sehr begrenzte Auswahl zur Verfügung. Immerhin wird die Bibliothek ständig erweitert.

Overlay: Grade bei Schnitten zwischen verschiedenen Clips ist es sinnvoll, dass man beide Videos transparent übereinander legen kann, um zu überprüfen, ob der Übergang so passt.

Auch als Stadtverwaltung sollten Sie von all diesen Möglichkeiten lernen, Gebrauch zu machen. Experimentieren Sie mit den verschiedenen Funktionen und arbeiten Sie vor allem an Schnitttechniken und Übergängen.

Wie sollten Reels aufgebaut sein?

Reels ist ein „schnelles“ Format, d.h. sie haben ein bis drei Sekunden, um den Nutzer davon zu überzeugen, sich das ganze Video anzusehen. Gerade bei diesem kurzen Unterhaltungsformat muss man also einen knackigen Einstieg finden, um das Scrollen der Nutzer zu unterbrechen. Das kann funktionieren durch schnelle Bewegungen, Neugier wecken (visuell oder sprachlich), konkrete Ansprache der Nutzer oder anbieten einer Problemlösung.

Wenn Sie die Aufmerksamkeit einmal haben, kommen Sie schnell auf den Punkt. Geben Sie konkrete Tipps oder Anweisungen, vermitteln Sie wertvolles Wissen oder zeigen Sie visuell beeindruckende Inhalte.

Die Tagesschau zeigt auf ihrem Instagram-Kanal sehr schön auf, wie Erklärformate aufgebaut sein können: https://www.instagram.com/tagesschau/reels/

Tirol Tourismus nimmt seine Besucher liebevoll auf die Schippe: https://www.instagram.com/reel/CRYMMa4HPq6/

Wenn es visuell reizvoll ist, dürfen die Videos auch gerne ruhiger sein: https://www.instagram.com/p/CQqsCkEgSKa/

Wer auf der Suche nach kreativen Ideen für Schnitte und Übergänge ist, dem sei der Account von Karen Chang ans Herz gelegt: https://www.instagram.com/karenxcheng/

Bisher sind Städte und Gemeinden leider kaum mit Reels vertreten, den damit wird viel Potential verschenkt.  Das Stadtmarketing Waldenbuch hat beispielsweise aktuell 444 Abonennten, mit seinem zur Popup Strandbar aber über 4.500 Views erreicht.
https://www.instagram.com/reel/CQaoSRJo3-W/

Also – werden Sie mutiger und probieren Sie aus!

 


Frau im Hochwasser- Social Media Management in schwierigen Zeiten

Social Media in Krisensituationen und Notfällen

Hochwasser, Flächenbrände, Orkane oder Epidemien – diese Themen werden uns in den nächsten Jahren leider deutlich häufiger beschäftigen als uns lieb ist. Echtzeitkommunikation spielt in solchen Notlagen eine immer wichtigere Rolle, um die betroffenen Menschen zeitnah zu informieren, Hilfsangebote zu koordinieren und sich zu informieren, wo welche Form von Hilfe benötigt wird. Ziel ist es, Schäden zu verhindern oder zumindest zu begrenzen, um Gesundheit, Menschleben, Aspekte der gesellschaftlichen Ordnung, Umwelt und materielle Güter zu schützen. (BBK Glossar, 2018).

Krisenkommunikation sollte laut BMI dabei den folgenden vier Grundprinzipien folgen:

  • Schnelligkeit (aktiv und frühzeitig)
  • Wahrhaftigkeit (sachlich, transparent und wahr)
  • Verständlichkeit (kurz, einfach, unkompliziert, bildhaft)
  • Konsistenz (einheitlich, koordiniert und kontinuierlich)

Ansprechpartner sein

Insbesondere in Krisensituationen suchen Menschen nach Verbindungen zu anderen Menschen sowie nach Orientierung und Hilfe. Daher sollte nicht nur das Herausgeben von Informationen eine richtige Rolle spielen, sondern auch die Beantwortung von Kommentaren und Nachrichten. Vertrauen ist ein essenzieller Aspekt und wird unter Stress insbesondere davon beeinflusst, ob das Gegenüber zuhört, sich kümmert und Anteilnahme zeigt. Ehrlichkeit, Kompetenz und Offenheit stehen hier erst an zweiter Stelle.

Klare Anweisungen

Bereiten Sie klare Handlungsanweisungen und Schutzempfehlungen - soweit möglich - vor. Machen Sie es Nutzern so einfach wie möglich, diese relevanten Informationen mit anderen zu teilen, z.B. als Facebook- oder Instagram-Beitrag oder mit einem Link zur Ihrer Website. Fassen Sie sich kurz und stellen Sie Informationen in grafischer Form als Bilder und Videos zur Verfügung. Halten Sie dafür Vorlagen – sowohl in grafischer als auch in textlicher Form – parat. Wählen Sie eine klare und einfache Sprache. Testen Sie die Informationen vorab auf Wirkung, Verständlichkeit und Eindeutigkeit, z.B. durch Nutzerbefragungen.

Bedenken Sie, dass es unter Umständen unterschiedliche Zielgruppen und Bedürfnisse gibt, z.B. direkt Betroffene, Familienangehörige, indirekt Betroffene, Berufsgruppen oder Einsatzkräfte. Vergessen Sie auch die Gruppen nicht, die unter Umständen vor sprachlichen Hürden stehen.

Das BBK stellt auf seiner Website wichtige Informationen für die Bevölkerung zur Verfügung und bieten damit eine gute Grundlage: https://www.bbk.bund.de/DE/Warnung-Vorsorge/warnung-vorsorge_node

Fehlinformationen richtig stellen

Wie man derzeit traurigerweise  in NRW beobachten kann, nutzen Betrüger und Verschwörungstheoretiker Notlagen aus, um Fehlinformationen zu streuen, Spenden erschleichen oder „Werbung in eigener Sache“ zu machen. (https://www.swr.de/swraktuell/rheinland-pfalz/falschmeldungen-im-hochwassergebiet-o-ton-gdp-100.html  und https://www.nordbayern.de/panorama/querdenker-geben-sich-in-krisengebieten-als-helfer-aus-1.11231962)

Umso wichtiger ist es, als zuverlässige Informationsquelle und Ansprechpartner vertreten zu sein und vor solchen Fakes zeitnah zu warnen. Monitoring über die eigenen Kanäle hinaus kann - je nach Situation – also ebenfalls relevant sein. Achten Sie bei Ihrer Kommunikation darauf, ausschließlich die korrekten Fakten zu wiederholen – dies dafür aber häufig und regelmäßig zu tun. Nutzen Sie alle Kanäle und Medienformate, die Ihnen zur Verfügung stehen. Arbeiten Sie eng mit lokalen Medien und vertrauenswürdigen Partnern zusammen, um eine möglichst hohe Reichweite zu generieren

Krisenplan vorbereiten

Gehen Sie alle möglichen Krisenfälle durch. In der Regel sind dafür aus der Pressearbeit und Katastrophen-Übungen ja schon gute Grundlagen vorhanden. Besprechen Sie vorab beispielsweise

  • welche Möglichkeiten und Kanäle zur Verfügung stehen,
  • wer für welche Bereiche ansprechbar bzw. inhaltlich verantwortlich ist,
  • wie zusätzliche Arbeitszeiten und Unfallversicherung geregelt sind und
  • wer Sie bei Bedarf fachlich / kommunikativ zusätzlich unterstützen kann.

Außerdem kann es sinnvoll sein, die Zugänge zu den unterschiedlichen Accounts griffbereit zu haben. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter auf die Besonderheiten von Kommunikation in Krisenzeiten. Beziehen Sie das in Katastrophen-Übungen mit ein.

Zeitnahe Informationen

Nicht immer ist es möglich, Informationen schnell und zeitnah zu veröffentlichen. Manches muss erst analysiert oder verifiziert werden, manchmal ist man auf die Zuarbeit anderer Stellen angewiesen. Versuchen Sie trotzdem, die Menschen an der Stange zu halten und auch über noch im Prozess begriffene Dinge zu informieren. Bitten Sie um Geduld. Greifen Sie Fragen auf, die häufig gestellt werden und geben Sie an, warum es dauert und wann in etwa mit neuen Informationen zu rechnen ist. Transparenz ist wichtig, um den oben genannten Fehlinformationen zuvorzukommen.

Das BMI empfiehlt in seinem „Leitfaden Krisenkommunikation“ sogar ausdrücklich auch nicht gesicherte Informationen zu kommunizieren, diese aber entsprechend zu kennzeichnen. Schnell und transparente Information stärkt die Glaubwürdigkeit, heißt es.

Emotionale Begleitung

Betroffene Personen stehen in Krisensituationen unter besonders hohem Stress. Machen Sie sich das bewusst und versuchen Sie, so ruhig und klar wie möglich in engem Kontakt zu bleiben. Ihre Rolle gleicht in diesem Fall einem Disponenten in der Einsatzleitstelle: Halten Sie die Leute bei der Stange und versuchen Sie Panik entgegenzuwirken. Tauschen Sie sich mit erfahrenen Social Media Managern von Polizei und Rettungskräften oder Psychologen vor Ort aus, die Sie gegebenenfalls auch diesbezüglich unterstützen können. Dieser Bedarf kann auch über den akuten Notfall hinaus noch andauern. Überlegen Sie, wie Sie hier auch längerfristig einen Dialog anbieten können.

Vorbereitung ist der Schlüssel

Grundsätzlich ist es das Ziel, schnell und souverän zu handeln und offensiv nach außen zu kommunizieren. Informieren Sie Ihre Bürger.Innen regelmäßig über Risiken und sinnvolle Verhaltensregeln. Das stärkt die Selbsthilfefähigkeit und das Vertrauen in die Zusammenarbeit mit den Behörden, wenn der Krisenfall eintritt. Reflektieren Sie nach jeder Krise, wo es Verbesserungspotential gibt – sowohl intern als auch gemeinsam mit Ihren Fans und Followern.