Veranstaltungen auf Social Media richtig ankündigen und begleiten

Ob Kulturveranstaltung, Gemeinderatssitzung oder Stadtfest: Social Media sollte in der Veranstaltungsplanung und Kommunikation eine zentrale Rolle spielen. Ob das Event dabei online oder offline stattfindet, ist dafür letztendlich nicht unbedingt entscheidend.

Gerade auf Facebook funktionieren Events gut, da hier ein eigenes Format dafür vorgesehen ist, wo sich alle wichtigen Informationen einpflegen lassen. Nutzen Sie diese Möglichkeit, auch wenn es natürlich einen Mehraufwand zum eigenen Veranstaltungskalender darstellt. Treffen Sie eine passende Auswahl, die für Ihre Community von besonders großem Interesse ist. Ist das Event erst einmal erstellt, wird es in regelmäßigen Abständen Ihren Followern und Personen, die sich in der Region aufhalten empfohlen. Je mehr Menschen interessiert sind oder zusagen, desto mehr verstärkt sich der sogenannte „Schnellball-Effekt“ und weitere Menschen werden darauf aufmerksam.

Frühzeitig einstellen

Sobald das Datum für Ihr Event feststeht, sollten Sie beginnen, es über Ihre Social Media Kanäle anzukündigen. Gerade bei Facebook ist es wichtig, der Erste zu sein. Es gibt immer wieder regionale Seiten, die Events auch über ihre eigenen Kanäle ankündigen und so Aufmerksamkeit und Follower auf sich ziehen und von der Stadt als eigentlichem Veranstalter ablenken.

Bei Instagram können Sie Stories nutzen, als Highlight speichern und hier in regelmäßigen Abständen den Hinweis auf das Event, sowie neue Informationen zu Programm, Partnern und Ticketverkauf ergänzen.

Vollständigkeit der Veranstaltung auf Facebook

Füllen Sie auf Facebook alle vorhandenen Felder aus, die Ihnen angeboten werden. Ergänzen Sie die Informationen Stück für Stück, falls zu Beginn noch nicht alles feststeht.

• Titel der Veranstaltung (100 Zeichen)
• Start- und Enddatum inkl. Uhrzeiten
• Ausführliche Beschreibung
• Auswahl einer passenden Kategorie
• Link zum Ticketverkauf oder einer zugehörigen Website
• Verlinkung von Mitveranstaltern

Optimales Titelbild

Das Titelbild auf Facebook sollte eine Größe von mindestens 1.920 x 1.080 Pixeln haben. Optimieren Sie das Bild für den Einsatzzweck in den sozialen Medien und wählen Sie nicht einfach nur einen Ausschnitt von Plakat oder Flyer. Damit vergeben Sie wertvolle Chancen, positiv auf sich aufmerksam zu machen. Fordern Sie es am Besten gleich mit der Erstellung von Plakaten, Flyern oder Broschüren bei Ihrem Dienstleister an.

Gleiches gilt für Instagram Beiträge im Feed (5:4) und für die Stories (9:16 Hochformat). Den Beitrag sollten Sie dabei als Carousel Post (Bildergalerie) anlegen und die Informationen wie in einer kleinen Präsentation auf mehrere Bilder verteilen. In Programmen wie Canva oder Adobe Express können Sie sich Vorlagen anlegen, damit Ihnen die Gestaltung schneller von der Hand geht und Sie keine wichtigen Informationen vergessen. Dafür können Sie sich auch wunderbar an den oben genannten Informationen, die bei Facebook gefordert werden orientieren.

Mitveranstalter

Geben Sie an, wenn Sie Partner – die ebenfalls auf Facebook vertreten sind – bei der Veranstaltung unterstützen. Sie können deren Seiten im letzten Schritt verlinken und so auch gemeinsam die Veranstaltung pflegen und aktualisieren.

Auch auf Instagram können Sie Partner, Mitveranstalter oder auftretende Künstler in ihren Beiträgen markieren und verlinken. So profitieren alle Seiten gleichermaßen von der Aufmerksamkeit und Reichweite von mehreren Profilen.

Veranstaltungsoptionen

Zeigen Sie auf Facebook die Gästeliste an und lassen Sie zunächst auch alle innerhalb der Veranstaltung etwas posten. So öffnen Sie das Event schon vorab interaktiv zum Austausch unter den Teilnehmenden, was generell einen positiven Effekt auf die Sichtbarkeit hat.

Legen Sie auf Instagram eine Erinnerung für das Event an – sowohl im Beitrag als auch in den Stories. Wenn es einen Ticket-Verkauf gibt, dann für den Start des Ticketverkaufs ebenso wie für die Veranstaltung selbst. Teilen Sie den Countdown bzw. die Erinnerung regelmäßig in den Stories und ermutigen Sie Teilnehmende oder Interessierte dazu, dies ebenfalls zu tun, um das Event bekannter zu machen.

Teilen-Funktion nutzen

Nachdem Sie das Event angelegt haben, sollten Sie es trotzdem in regelmäßigen Abständen auch als Beitrag auf Ihrem Profil teilen. So rufen Sie Ihren Fans auch immer wieder in Erinnerung, dass es stattfindet. Das gilt sowohl für Facebook als auch für Instagram.

Regelmäßige Updates

Nutzen Sie den Diskussionsbereich des Events auf Facebook, um Interessierte und Teilnehmer mit neuen Informationen zu versorgen. Das können Hinweise zum Programm, Informationen über die Künstler oder Tipps zur Anreise sein. Achten Sie darauf, dass die Informationen Mehrwert für die Teilnehmenden bieten und im Idealfall zur Diskussion und dem Austausch untereinander anregen. Beantworten Sie auch aufkommende Fragen z.B. zu Ticketweitergabe, Parkmöglichkeiten oder Kritik an Programm oder Ort.

Zusatztipp: Eigener Hashtag

Wenn das Event eine junge und Social-Media-affine Zielgruppe anspricht, überlegen Sie sich einen eigenen Hashtag für das Event und kommunizieren Sie diesen an allen genannten Stellen klar und deutlich. Weisen Sie immer wieder darauf hin, dass die Community den Hashtag gerne verwenden kann, um eigene Inhalte zur Veranstaltung zu markieren. Teilen Sie diese Beiträge dann wiederum – bei entsprechender Qualität – auch mit Ihren Followern als Beitrag oder Story. So profitieren alle voneinander und die Leute sind motivierter, Ihr Event auch über persönliche Kanäle zu promoten und empfehlen.

Positiver Abschluss

Vergessen Sie nicht, auch im Event auf Facebook einen Bericht einzustellen, wenn das Event stattgefunden hat. Zeigen Sie Eindrücke in Form von Berichten, Fotos und Videos. So erfahren auch alle, die letztendlich nicht teilgenommen haben, wie das Event war und wollen vielleicht beim nächsten Mal (erst recht) dabei sein.