Stadt

Hybrid-Seminar: Schritt für Schritt zum neuen Webauftritt

Webauftritte sind heute das zentrale Herzstück einer guten Bürger-Kommunikation. Alle wichtigen Kanäle laufen hier zusammen. Wenn es um die erste Erstellung oder den Relaunch einer Website geht, stehen die Verantwortlichen jedoch häufig vor einem großen Aufgabenberg und wissen nicht genau, wie sie am Besten anfangen oder den Prozess sinnvoll begleiten können. Dieses Seminar vermittelt Ihnen die wichtigsten Grundlagen, eines nutzerzentrierten Design-Prozesses.

INHALT

  • Zielgruppe: Der Blick von außen
  • Anforderungsanalyse: Zielsetzung der Website (technisch und inhaltlich inkl. Barrierefreiheit)
  • Navigation-Struktur: Das essentielle Grundgerüst
  • Texte und Fachbegriffe: Die richtige Sprache finden
  • Bildsprache: Wiedererkennungswert schaffen
  • Design und Trends: Gestaltungsgrundlagen und Ausblicke
  • Mobile Website vs. App: Was macht in welchem Zusammenhang Sinn?

ZIEL

In diesem Seminar lernen Sie, wie man einen nutzer-zentrierten Design-Prozess konzeptionell angeht und die Erstellung bzw. den Relaunch einer Website richtig vorbereitet und begleitet

ZIELGRUPPE

Bürgermeister/innen, Pressesprecher/innen, Online-Redakteure und generell Mitarbeiter/innen, die mit Erstellung oder Relaunch von Websites betraut sind


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Instagram Stories planen - mit der Business Suite

„Wie kann ich Zeit bei Stories sparen?“
„Kann ich Stories vorplanen?“
„Kann ich am Desktop UND mit dem Smartphone arbeiten?“

Diese Fragen sind wohl mit die häufigsten, die in meinen Instagram Workshops zu Stories auftauchen. Zum Glück entwickelt Facebook seine Business Suite und das Creator Studio permanent weiter. Das haben aber tatsächlich viele (noch) nicht mitbekommen. Grund genug, einen Blick in die aktuellen Funktionen zu werfen, die Ihnen Ihre alltägliche Instagram Arbeit erleichtern. Denn schließlich hat kaum jemand von uns den Luxus, das als Vollzeitjob betreiben zu können.

Schritt 1

Öffnen Sie die Business Suite: https://business.facebook.com/

Hier können Sie Ihre Facebook und Instagram-Seite gemeinsam verwalten.
Der vierte Punkt von oben heißt „Beiträge und Stories“

Schritt 2

In „Beiträge und Stories“ finden Sie zunächst eine Übersicht über Ihre veröffentlichten Beiträge mit den zugehörigen Statistiken. Oben rechts finden Sie zwei Buttons: „Beitrag erstellen“ und „Story erstellen“. Klicken Sie auf den hellgrauen Button, um Stories für Facebook und Instagram zu erstellen.

Schritt 3

Setzen Sie auf der linken Seite nun für den bzw. die gewünschten Account(s) - Facebook und / oder Instagram - ein Häkchen. Nun können Sie bis zu 10 Elemente für Ihre Stories hochladen. Elemente können Fotos oder Videos mit max. 15 Sekunden Länge sein.

Schritt 4

Nach dem Upload sehen Sie eine Vorschau der Inhalte. Nun können Sie die Elemente über die sechs kleinen Punkte links in die richtige Reihenfolge bringen oder noch einmal Elemente herauslöschen. In der Vorschau sehen Sie, wie das Ganze aussehen wird.

Schritt 5

Scrollen Sie auf der linken Seite weiter nach unten. Dort finden Sie weitere Bearbeitungsmöglichkeiten vor. Zunächst werden Ihnen verschiedene Schnitt-Optionen vorgeschlagen. Für Stories eignet sich am besten das vertikale Vollbildformat 9:16, das heißt von 1080 x 1920 px.

Schritt 6

Bei Bedarf können Sie auch Text-Elemente hinzufügen. Dafür stehen verschiedene Schriftarten zur Auswahl. Zusätzlich können Sie die Farbe anpassen. Im Gegenteil zum Smartphone lässt sich hier sogar der Hexadezimal-Code Ihrer Farbe aus der Corporate Identity korrekt eingeben.

Schritt 7

Unter „Sticker“ steht lediglich eine sehr kleine und begrenzte Auswahl zur Verfügung. Hier wird die Business Suite der Auswahl, die über Giphy und Instagram direkt zur Verfügung steht, noch bei weitem nicht gerecht.

Schritt 8

Als zusätzliches Feature sollte sich hier eigentlich auch ein Link hinterlegen lassen. Da hinkt die Business Suite aber den Features auf Instagram ebenfalls noch stark hinterher. Bereits im September wurde der Swipe Up Link ja schon durch den Link Sticker ersetzt, der nun auch für alle Accounts unabhängig von den Fanzahlen verfügbar ist. Alle akkreditieren Accounts mit blauem Haken sollten Sie trotzdem nutzen können.

Schritt 9

Unten rechts gibt es zwei blaue Buttons: „Story teilen“ und ein Pfeil nach unten. Hinter dem Pfeil nach unten verbirgt sich die Möglichkeit, Stories zu planen. Wichtig ist hier, dass der Zeitpunkt zur Veröffentlichung mindestens 20 min in der Zukunft liegen muss, aber maximal 75 Tage betragen darf.

Schritt 10

Im Hauptmenü (schwarz, ganz links) finden Sie einen Punkt unter „Beiträge und Stories“ den Punkt „Planer“. Hier wird Ihnen in einer Kalender-Übersicht angezeigt, wann Sie welche Beiträge und Stories geplant haben und welche in der Vergangenheit bereits veröffentlicht wurden. Zusätzlich finden Sie Empfehlungen, welche Posting-Zeitpunkt auf Instagram und Facebook für Sie in den nächsten Tagen besonders günstig sind, um Ihre Zielgruppe zu erreichen.

 

BONUS-TIPP

Planen Sie immer wieder feste Zeiträume für die Erstellung von Inhalten ein, zu denen Sie – soweit möglich – mehrere Beiträge und Stories am Stück erstellen und dann vorausplanen. Je nach Inhalt kann das alles für die nächsten zwei Wochen sein oder beispielsweise eine Serie über Arbeiten bei der Stadt, die sich dann über die nächsten 3 Monate erstreckt. Wenn Sie am Stück Beiträge erstellen, geht es Ihnen deutlich schneller von der Hand.


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Als Stadt Reichweite aufbauen auf Instagram

Große Werbebudgets sind bei Städten und Gemeinden im Bereich Social Media eher selten. Wenn es um den Aufbau von Reichweite des Accounts oder für bestimmte Themen geht, ist es daher sinnvoll, wenn man das Ganze organisch angeht.

Den Algorithmus verstehen

Mit Hilfe dieser Berechnungen entscheidet die App Instagram darüber, welche Inhalte die Nutzer in welche Reihenfolge sehen, d.h. welche Beitrag erscheint als erstes im Feed, welche Posts schaffen es in den „Explore“-Bereich und in welcher Reihenfolge werden Stories, Reels, IGTVs oder Live-Videos.

Die Basis bildet dabei das Verhalten des Nutzers. Die für ihn besten und relevantesten Inhalte erscheinen zuerst. Neben dem grundsätzlichen Interesse gehören auch der Zeitabstand (wie lange ist es her, dass gepostet wurde), die Nutzungsfrequenz, die Anzahl der Konten, denen der Nutzer folgt sowie die Zeit, die er täglich auf Instagram verbringt dazu.

Ranking-Signale

Instagram bewertet die Intensität der Beziehung zwischen Ihnen und Ihren Fans anhand der Häufigkeit der Interaktion und Kommunikation. Hat derjenige bewusst nach Ihnen gesucht? Haben Sie Nachrichten ausgetauscht? Haben Sie sich gegenseitig in Beiträgen markiert? Hat der Nutzer Beiträge von Ihnen gespeichert? Je mehr Interaktion zwischen Ihnen stattfindet, desto höher wird die Beziehung bewertet und damit Ihr Content auch häufiger angezeigt.

Learning: Aus genau diesem Grund ist auch das Community Management und die Interaktion mit Ihren Followern so wichtig. Je weniger Austausch stattfindet, desto mehr schwindet Ihre Sichtbarkeit – selbst bei den Personen, die Ihnen bereits folgen.

Aktualität

Neuere Beiträge haben eine höhere Wahrscheinlichkeit, Nutzern angezeigt zu werden. Je älter der Post, desto seltener wird er gesehen.

Learning: Regelmäßiges Posten ist auch bei Instagram wichtig, um immer wieder sichtbar zu sein. Nehmen Sie sich vor, mindestens zwei Mal pro Woche einen Beitrag zu veröffentlichen.

Interessen

Es ist immer hilfreich, seine Zielgruppe zu kennen, um sie möglichst gezielt ansprechen zu können. Wer versucht alle gleichzeitig zu erreichen, wird keine Aufmerksamkeit erhalten. Überlegen Sie sich also gut, was genau von Interesse ist und bereiten Sie es sinnvoll und ansprechend auf. (Verweis auf „Edutainment“ vom 18.6.)

6 Tipps für mehr Reichweite

Nutzen Sie Carousel-Posts (Bildergalerien). Sie haben bis zu 10 Bilder, um Inhalte in Form einer Mini-Präsentation zu vermitteln. So beschäftigen sich die Nutzer länger mit Ihren Inhalten.

Seien Sie konsistent. Setzen Sie sich ein realistisches Ziel und posten Sie konsequent an den festgelegten Tagen. So signalisieren Sie auch Ihren Nutzern Zuverlässigkeit und Erreichbarkeit.

Experimentieren Sie verstärkt mit Video-Formaten, insbesondere mit Reels. Hier ist die Konkurrenz derzeit noch kleiner als an anderen Stellen innerhalb der App. Auch Instagram selbst hat im Juni verlauten lassen, dass sie Videoformate mehr in den Fokus nehmen.

Eine präzise Hashtag-Auswahl kann hilfreich sein, um neue Nutzer auf sich aufmerksam zu machen. Diese sollten dabei so genau wie möglich auf den Inhalt zugeschnitten sein.

Analysieren Sie, wann Ihre Zielgruppe häufig online ist und richten Sie die Uhrzeiten zu denen Sie posten danach aus.

Interaktion mit der Community ist das A und O jeder guten Instagram-Strategie. Reagieren Sie auf Kommentare und Nachrichten. Fordern Sie in den Stories über Umfragen und Sticker zum Dialog auf. Gestalten Sie Ihre Beiträge so, dass Nutzer ihre Geschichten oder Ansichten erzählen möchten.

 

 


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Keep it Reel – Kurzvideos für Städte und Behörden

Als Adam Mosseri (Head of Instagram) am 30. Juni verkündete, dass Instagram „nicht länger eine Photo-Sharing-App“ sei, sorgte das für einige Unruhe in der Social Media Welt. Wobei diese Aussage – zumindest für Profis – keine wirklich neue Erkenntnis darstellt. Schon längst verzeichnen Video-Formate mehr Views und damit Aufmerksamkeit und Reichweite.

Reels sind dabei das aktuelle Format der Stunde. Seit dem 27. Juli stehen nun drei Längen zur Auswahl: 15, 30 und (ganz frisch) 60 Sekunden. Besonders spannend sind Reels, weil sie speziell auf das Entdecken neuer Inhalte ausgelegt sind. Sie haben einen eigenen Tab erhalten und dort wird eine – für jeden Nutzer individuelle und hoffentlich inspirierende – Mischung angezeigt. Eine sehr gute Gelegenheit also, neue Menschen auf den eigenen Account aufmerksam zu machen, ohne in Werbung investieren zu müssen. Die Reichweiten können die Fanzahlen dabei problemlos um ein 10- bis 100faches übersteigen.

Was ist das Besondere an Reels?

Sie setzen sich im Aufbau und Möglichkeiten von den anderen Video-Formaten ab. In der App stehen für Reels die folgenden Funktionen zur Verfügung:

Timer / Countdown: Hier kann man vorab einstellen, wie lange die Videosequenz werden sollen, die man filmen möchte. Ein Countdown lässt sich ebenfalls einstellen.

Geschwindigkeit: Die einzelnen Clips können entweder bis zu 4x so schnell ablaufen lassen, z.B. als Zeitraffer-Aufnahme, oder deutlich langsamer, um einen Zeitlupen-Effekt zu erzielen.

Effekte: Eine ganze Bibliothek an Effekten steht zur Verfügung: Vom Greenscreen bis hin zu Beauty-Filtern ist alles möglich.

Musik: Als Business-Account steht in Deutschland aufgrund der GEMA leider nur eine sehr begrenzte Auswahl zur Verfügung. Immerhin wird die Bibliothek ständig erweitert.

Overlay: Grade bei Schnitten zwischen verschiedenen Clips ist es sinnvoll, dass man beide Videos transparent übereinander legen kann, um zu überprüfen, ob der Übergang so passt.

Auch als Stadtverwaltung sollten Sie von all diesen Möglichkeiten lernen, Gebrauch zu machen. Experimentieren Sie mit den verschiedenen Funktionen und arbeiten Sie vor allem an Schnitttechniken und Übergängen.

Wie sollten Reels aufgebaut sein?

Reels ist ein „schnelles“ Format, d.h. sie haben ein bis drei Sekunden, um den Nutzer davon zu überzeugen, sich das ganze Video anzusehen. Gerade bei diesem kurzen Unterhaltungsformat muss man also einen knackigen Einstieg finden, um das Scrollen der Nutzer zu unterbrechen. Das kann funktionieren durch schnelle Bewegungen, Neugier wecken (visuell oder sprachlich), konkrete Ansprache der Nutzer oder anbieten einer Problemlösung.

Wenn Sie die Aufmerksamkeit einmal haben, kommen Sie schnell auf den Punkt. Geben Sie konkrete Tipps oder Anweisungen, vermitteln Sie wertvolles Wissen oder zeigen Sie visuell beeindruckende Inhalte.

Die Tagesschau zeigt auf ihrem Instagram-Kanal sehr schön auf, wie Erklärformate aufgebaut sein können: https://www.instagram.com/tagesschau/reels/

Tirol Tourismus nimmt seine Besucher liebevoll auf die Schippe: https://www.instagram.com/reel/CRYMMa4HPq6/

Wenn es visuell reizvoll ist, dürfen die Videos auch gerne ruhiger sein: https://www.instagram.com/p/CQqsCkEgSKa/

Wer auf der Suche nach kreativen Ideen für Schnitte und Übergänge ist, dem sei der Account von Karen Chang ans Herz gelegt: https://www.instagram.com/karenxcheng/

Bisher sind Städte und Gemeinden leider kaum mit Reels vertreten, den damit wird viel Potential verschenkt.  Das Stadtmarketing Waldenbuch hat beispielsweise aktuell 444 Abonennten, mit seinem zur Popup Strandbar aber über 4.500 Views erreicht.
https://www.instagram.com/reel/CQaoSRJo3-W/

Also – werden Sie mutiger und probieren Sie aus!

 


Frau im Hochwasser- Social Media Management in schwierigen Zeiten

Social Media in Krisensituationen und Notfällen

Hochwasser, Flächenbrände, Orkane oder Epidemien – diese Themen werden uns in den nächsten Jahren leider deutlich häufiger beschäftigen als uns lieb ist. Echtzeitkommunikation spielt in solchen Notlagen eine immer wichtigere Rolle, um die betroffenen Menschen zeitnah zu informieren, Hilfsangebote zu koordinieren und sich zu informieren, wo welche Form von Hilfe benötigt wird. Ziel ist es, Schäden zu verhindern oder zumindest zu begrenzen, um Gesundheit, Menschleben, Aspekte der gesellschaftlichen Ordnung, Umwelt und materielle Güter zu schützen. (BBK Glossar, 2018).

Krisenkommunikation sollte laut BMI dabei den folgenden vier Grundprinzipien folgen:

  • Schnelligkeit (aktiv und frühzeitig)
  • Wahrhaftigkeit (sachlich, transparent und wahr)
  • Verständlichkeit (kurz, einfach, unkompliziert, bildhaft)
  • Konsistenz (einheitlich, koordiniert und kontinuierlich)

Ansprechpartner sein

Insbesondere in Krisensituationen suchen Menschen nach Verbindungen zu anderen Menschen sowie nach Orientierung und Hilfe. Daher sollte nicht nur das Herausgeben von Informationen eine richtige Rolle spielen, sondern auch die Beantwortung von Kommentaren und Nachrichten. Vertrauen ist ein essenzieller Aspekt und wird unter Stress insbesondere davon beeinflusst, ob das Gegenüber zuhört, sich kümmert und Anteilnahme zeigt. Ehrlichkeit, Kompetenz und Offenheit stehen hier erst an zweiter Stelle.

Klare Anweisungen

Bereiten Sie klare Handlungsanweisungen und Schutzempfehlungen - soweit möglich - vor. Machen Sie es Nutzern so einfach wie möglich, diese relevanten Informationen mit anderen zu teilen, z.B. als Facebook- oder Instagram-Beitrag oder mit einem Link zur Ihrer Website. Fassen Sie sich kurz und stellen Sie Informationen in grafischer Form als Bilder und Videos zur Verfügung. Halten Sie dafür Vorlagen – sowohl in grafischer als auch in textlicher Form – parat. Wählen Sie eine klare und einfache Sprache. Testen Sie die Informationen vorab auf Wirkung, Verständlichkeit und Eindeutigkeit, z.B. durch Nutzerbefragungen.

Bedenken Sie, dass es unter Umständen unterschiedliche Zielgruppen und Bedürfnisse gibt, z.B. direkt Betroffene, Familienangehörige, indirekt Betroffene, Berufsgruppen oder Einsatzkräfte. Vergessen Sie auch die Gruppen nicht, die unter Umständen vor sprachlichen Hürden stehen.

Das BBK stellt auf seiner Website wichtige Informationen für die Bevölkerung zur Verfügung und bieten damit eine gute Grundlage: https://www.bbk.bund.de/DE/Warnung-Vorsorge/warnung-vorsorge_node

Fehlinformationen richtig stellen

Wie man derzeit traurigerweise  in NRW beobachten kann, nutzen Betrüger und Verschwörungstheoretiker Notlagen aus, um Fehlinformationen zu streuen, Spenden erschleichen oder „Werbung in eigener Sache“ zu machen. (https://www.swr.de/swraktuell/rheinland-pfalz/falschmeldungen-im-hochwassergebiet-o-ton-gdp-100.html  und https://www.nordbayern.de/panorama/querdenker-geben-sich-in-krisengebieten-als-helfer-aus-1.11231962)

Umso wichtiger ist es, als zuverlässige Informationsquelle und Ansprechpartner vertreten zu sein und vor solchen Fakes zeitnah zu warnen. Monitoring über die eigenen Kanäle hinaus kann - je nach Situation – also ebenfalls relevant sein. Achten Sie bei Ihrer Kommunikation darauf, ausschließlich die korrekten Fakten zu wiederholen – dies dafür aber häufig und regelmäßig zu tun. Nutzen Sie alle Kanäle und Medienformate, die Ihnen zur Verfügung stehen. Arbeiten Sie eng mit lokalen Medien und vertrauenswürdigen Partnern zusammen, um eine möglichst hohe Reichweite zu generieren

Krisenplan vorbereiten

Gehen Sie alle möglichen Krisenfälle durch. In der Regel sind dafür aus der Pressearbeit und Katastrophen-Übungen ja schon gute Grundlagen vorhanden. Besprechen Sie vorab beispielsweise

  • welche Möglichkeiten und Kanäle zur Verfügung stehen,
  • wer für welche Bereiche ansprechbar bzw. inhaltlich verantwortlich ist,
  • wie zusätzliche Arbeitszeiten und Unfallversicherung geregelt sind und
  • wer Sie bei Bedarf fachlich / kommunikativ zusätzlich unterstützen kann.

Außerdem kann es sinnvoll sein, die Zugänge zu den unterschiedlichen Accounts griffbereit zu haben. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter auf die Besonderheiten von Kommunikation in Krisenzeiten. Beziehen Sie das in Katastrophen-Übungen mit ein.

Zeitnahe Informationen

Nicht immer ist es möglich, Informationen schnell und zeitnah zu veröffentlichen. Manches muss erst analysiert oder verifiziert werden, manchmal ist man auf die Zuarbeit anderer Stellen angewiesen. Versuchen Sie trotzdem, die Menschen an der Stange zu halten und auch über noch im Prozess begriffene Dinge zu informieren. Bitten Sie um Geduld. Greifen Sie Fragen auf, die häufig gestellt werden und geben Sie an, warum es dauert und wann in etwa mit neuen Informationen zu rechnen ist. Transparenz ist wichtig, um den oben genannten Fehlinformationen zuvorzukommen.

Das BMI empfiehlt in seinem „Leitfaden Krisenkommunikation“ sogar ausdrücklich auch nicht gesicherte Informationen zu kommunizieren, diese aber entsprechend zu kennzeichnen. Schnell und transparente Information stärkt die Glaubwürdigkeit, heißt es.

Emotionale Begleitung

Betroffene Personen stehen in Krisensituationen unter besonders hohem Stress. Machen Sie sich das bewusst und versuchen Sie, so ruhig und klar wie möglich in engem Kontakt zu bleiben. Ihre Rolle gleicht in diesem Fall einem Disponenten in der Einsatzleitstelle: Halten Sie die Leute bei der Stange und versuchen Sie Panik entgegenzuwirken. Tauschen Sie sich mit erfahrenen Social Media Managern von Polizei und Rettungskräften oder Psychologen vor Ort aus, die Sie gegebenenfalls auch diesbezüglich unterstützen können. Dieser Bedarf kann auch über den akuten Notfall hinaus noch andauern. Überlegen Sie, wie Sie hier auch längerfristig einen Dialog anbieten können.

Vorbereitung ist der Schlüssel

Grundsätzlich ist es das Ziel, schnell und souverän zu handeln und offensiv nach außen zu kommunizieren. Informieren Sie Ihre Bürger.Innen regelmäßig über Risiken und sinnvolle Verhaltensregeln. Das stärkt die Selbsthilfefähigkeit und das Vertrauen in die Zusammenarbeit mit den Behörden, wenn der Krisenfall eintritt. Reflektieren Sie nach jeder Krise, wo es Verbesserungspotential gibt – sowohl intern als auch gemeinsam mit Ihren Fans und Followern.


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5 typische Instagram-Fehler vermeiden

Instagram ist mittlerweile auch in vielen Verwaltungen angekommen. Zunächst angetrieben durch Tourismus und Stadtmarketing (und die Kinder von Bürgermeister.innen) wird auch dort mittlerweile versucht, die Themenbandbreite von Stadtverwaltungen und Landkreisen zu spielen. Leider werden dafür häufig noch keine eigenen Inhalte produziert - was sicherlich auch Zeit- und Personalmangel geschuldet ist. Dennoch sollten Sie versuchen, die folgenden Fehler zu vermeiden:
  1. Gestellte Gruppenbilder
    Sie wirken angestaubt und sind in so einem jungen, emotionalen und vor allem persönlichen Kanal wie Instagram deplatziert. Insbesondere wenn sie aufgrund von Corona mit entsprechendem Abstand zwischen den Personen aufgenommen werden müssen. Welche Aussage und welchen Mehrwert haben solche Bilder für den Betrachter? Aufgrund der Größe lassen sich teilweise weder die Gesichter noch die Personen wirklich erkennen. Sie wirken steif und unpersönlich. Gleiches gilt auch für Übergabe von Preisen, Eröffnung von Gebäuden oder ähnlichem.
    Alternativen: Zeigen Sie Stimmungsbilder aus dem Geschehen, auf denen Leute miteinander interagieren, lachen, sich unterhalten. Legen Sie den Fokus dabei auf die Gesichter und die Mimik. Versuchen Sie Perspektiven so zu zeigen, wie sie auch ein Besucher der Veranstaltung hätte. Noch näher dran wären Sie mit kurzen Videosequenzen. Diese wirken noch einmal lebhafter und persönlicher, je näher sie am Geschehen und den Personen dran sind.
  1. Flyer, Plakate und Zeitungsausschnitte
    Für viele Veranstaltungen wurden diese - mehr oder weniger aufwändig - von Agenturen oder der Pressestelle erstellt. Aber sind die Informationen wirklich lesbar, wenn man sie auf Instagram abbildet? Machen Sie wirklich Lust auf den Besuch der Veranstaltung? Noch schlimmer: Stellenanzeigen, die einfach im verkleinerten A4-Format gepostet werden. Der Text ist kaum lesbar und sorgt definitiv für Irritation bei Instagram-Nutzern.
    Alternativen: Zeigen Sie Bilder die bei vorherigen Veranstaltungen entstanden sind. Geben Sie Einblicke in den Planung- und Entstehungsprozess. Stellen Sie in persönlichen Portraits beteiligte Personen, Gäste oder Künstler vor. So fangen Sie an, Menschen persönlich anzusprechen und zu begeistern. Um Vorteile einer Stellenausschreibung angemessen zu kommunizieren können Sie entweder Personen aus dem Fachbereich zu Wort kommen lassen oder Sie erstellen eine kleine, quadratische Präsentation, die die wichtigen Punkt in einer Bildergalerie kommuniziert. Beispiel: https://www.instagram.com/p/CFUaD6rhTJv/ oder https://www.instagram.com/p/CFRj3bVJSyf/ oder https://www.instagram.com/p/CE80XLeojwM/
  2. Gebäude oder Landschaft im Profilbild
    Das Profilbild sollte schnell und klar erkennbar sein - auch im Kleinen. Wenn Sie beispielsweise in den Kommentarspalten antworten, wird das Bild extrem verkleinert. Sind Gebäude oder Landschaften abgebildet hebt es sich nicht von den Profilbildern persönlicher Konten ab.
    Alternativen: Überlegen Sie, wie Sie eine Variante Ihres Logos oder Stadtwappens für Social Media optimieren können. Klare Formen, wenig oder kein Text und Signalfarben helfen, auch hier einen schnellen und hohen Wiedererkennungswert zu schaffen. Städte wie Nürnberg, Nürtingen und Ludwigsburg machen es vor.
  3. Typische Pressetexte
    Noch immer lesen sich viele Beiträge wie Presseinformationen und Teaser-Texte: „Herr X hat mit Herrn Y am Tag … eine Eröffnungsrede für den neuen Gebäudeteil ABC gehalten. Damit wurde ein neuer Meilenstein im Projekt Z gesetzt.“ Solche auf Fakten basierenden Informationen erhalten auf Instagram nur wenig Reaktionen.
    Alternativen: Beschreiben Sie die emotionale Stimmung. Versuchen Sie viel stärker, Bilder und Stimmungen im Kopf entstehen zu lassen. Sprechen Sie dabei möglichst viele Sinne an - hören, sehen, fühlen, riechen, schmecken. Aber vor allem: Stellen Sie ganz klar in den Fokus, welchen Vorteil und Mehrwert das Ganze für den Bürger und Follower hat. Was heißt das für ihn persönlich? In welcher Form verbessert es sein Leben? Wie ordnet man das Ganze sinnvoll in den großen (Zukunfts-)Kontext der Stadtentwicklung ein? Denn die Frage, die sich jeder Betrachter als erste stellt ist: „Warum sollte mich das interessieren? Warum ist das für mein Leben relevant?“
  4. Immer gleiche Formate verwenden
    Ein Großteil der Städte wagt sich nach wie vor nur an Einzel-Foto-Beiträge heran. Der Aufbau ist vertraut und ähnelt dem bisheriger Medienkanäle. Der Zeitaufwand ist überschaubar, denn so kann man Foto und Teaser aus der Pressemeldung nehmen und spart sich zusätzliche Aufwände. Leider führt aber genau das zu geringen Interaktionsraten und das wiederum auch zu wenig Sichtbarkeit auf Instagram - unabhängig von den Fanzahlen.
    Alternativen: Videos und Bildergalerien im Profil, Heranwagen an Stories, Live gehen mit IGTV oder Ausprobieren von neuen Funktionen wie Reels - all das zahlt auf Interaktionsraten und Sichtbarkeit positiv ein. Insbesondere Reels ermöglicht es, Personen außerhalb des eigenen Kreises von Bürgern und Followern zu erreichen, ohne dafür Werbebudget in die Hand nehmen zu müssen. Wichtig ist tatsächlich auch hier so viele Formate und Kanäle wie möglich zu nutzen und auszuprobieren und immer wieder Querverweise auf die anderen Beitragsarten zu posten. Es wird sich langfristig auszahlen.

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„Dafür habe ich keine Zeit…!“ - Warum die richtigen Werkzeuge so wichtig sind

Eines der größten Probleme bei der Pflege der Social Media Kanäle genannt wird, ist der Faktor Zeit. Kaum eine Kommune kann es sich leisten, einen eigenen Social Media Manager zu beschäftigen, der sich ausschließlich mit den Netzwerken beschäftigt. Also bleibt es immer eine Nebenaufgabe zusätzlich zum Job. Damit die Arbeit schnell und reibungslos von der Hand geht, lohnt es sich, in Hard- und Software zu investieren.

1. Smartphone oder Tablet

Häufig genug höre ich, dass ja bereits eine Kamera vorhanden ist und Smartphones der Führungsebene vorbehalten sind. Das führt häufig zu äußerst umständlichen Workflows, z.B. Foto mit der Kamera machen, ins Büro gehen, Speicherkarte in einen Kartenleser stecken (der im schlimmsten Fall erst von der IT freigeschaltet werden muss), Bilder auf den Rechner laden, auswählen, nachbearbeiten und dann „irgendwie“ auf ein mobiles Endgerät schicken, um das Bild bei Instagram posten zu können. Das ist nicht nur unglaublich zeitaufwendig, sondern auch frustrierend. Die Zeitersparnis, wenn für diesen Zweck einfach ein Smartphone mit guter Kamera genutzt werden kann, ist extrem hoch und rechnet sich in der Regel schon nach 2-6 Wochen.

Für Dienstgeräte gibt es die Möglichkeit, zur Nutzung der Sozialen Netzwerke einen sogenannten „Sandbox-Modus“ einzurichten, damit dienstliche E-Mails und Kontakt strikt von den Social Media Apps getrennt werden können. Das kommunale Rechenzentrum ist hier ein guter Ansprechpartner.

2. Redaktionssitzungen und Planungstools

Man erleichtert sich die Arbeit deutlich, wenn man einen Redaktionsplan nutzt. Hier lassen sich Jahres-, Quartals- und Monatsplanung festhalten und Aufgaben verteilen. Damit man trotzdem nicht im Alltag ins Trudeln gerät, kann es eine große Hilfe sein, sich feste Tage im Kalender einzutragen, an denen ausschließlich Social Media Beiträge vorbereitet werden (soweit das vom Thema her möglich ist). Es gibt hilfreiche Tools, in denen man die Beiträge direkt einstellen und für den gewünschten Termin planen kann.

3. Software und Apps 

www.trello.com ist ein kostenloses Tool, dass man gut zur Planung im Team nutzen kann. Hier lassen sich unterschiedlich Boards erstellen für Ideen-Sammlungen, Redaktionsplanung und Beitragsvorbereitung. Alternativ kann man natürlich auch mit einer einfachen Excel-Tabelle planen.

Facebook selbst stellt für Facebook und Instagram dafür das Creator Studio kostenlos zur Verfügung. https://business.facebook.com/creatorstudio/ So lassen sich zumindest Beiträge und IGTV im Voraus einstellen.

Für Stories benötigt man eigene Tools. Ein gutes Preis-Leistungsverhältnis bietet hier beispielsweise www.later.com. Darüber lassen sich auch Facebook, Twitter und Pinterest pflegen. Je nach Abo-Modell lassen sich hier auch zusätzliche Insights, Hashtag-Vorschläge und User-Generated Content finden.

Wenn es lediglich um die Planung der Stories auf Instagram geht, kann es auch hilfreich sein, sich https://storrito.com anzuschauen. Der besondere Vorteil ist hier, dass sich sogar die Sticker und Funktionen wie Umfragen und Slider miteinbinden lassen.

www.canva.com oder Adobe Spark für die Nutzer der Creative Cloud helfen dabei, Beiträge schneller im passenden Design erstellen zu können. Man kann eigene Vorlagen anlegen und die Beiträge dann deutlich schneller erstellen und veröffentlichen.


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Wer unterhält gewinnt - Kurz, Kürzer, TikTok!

Die App, die mit kurzen Tanz- und Karaoke-Videos berühmt wurde, ist die derzeit am schnellsten wachsenden Community. Sie gehört dem chinesischen Unternehmen ByteDance und stand immer wieder in der Diskussion in Hinblick auf Zensur und Datenschutz. Auch wenn der direkte Einsatz in der Verwaltung aktuell noch fraglich ist, so bietet TikTok doch jede Menge Inspiration. Mit der Tagesschau https://vm.tiktok.com/ZSaCBQHE/, dem Roten Kreuz https://vm.tiktok.com/ZSaCkW6s/  und dem Gesundheitsministerium https://vm.tiktok.com/ZSaCMdtv/  sind mittlerweile auch schon einige seriöse Anbieter auf der Plattform unterwegs.

Was man sich schon jetzt von der Art, Inhalte umzusetzen, abschauen kann:

1. Videos als maßgebliche Inhaltsform

Die Kommunikationsformen im Social Media Umfeld werden immer stärker visuell getrieben. Alle neu entwickelten Formate sind verstärkt auf Bewegtbilder ausgelegt. In der Regel ist hier organische Reichweite am Höchsten. Auch Instagram ließ sich von TikTok beeinflussen und hat mit dem neuen Format „Reels“ ein ähnliches Angebot geschaffen.

Learning: Egal welchen Kanal Sie nutzen - Videos sind momentan das stärkste Format, um wichtige Inhalte zu transportieren. Überlegen Sie, wie Sie vermehrt auf Bewegtbild setzen können.

2. Kurz und Knackig

Immer wieder hört man, dass die Aufmerksamkeitsspanne der Social Media Nutzer sinken. Der nächste Inhalt ist schließlich nur eine kleine Daumenbewegung entfernt. Neuere Untersuchung zeigen jedoch, dass Menschen mittlerweile mehr Informationen verarbeiten und schneller relevante Sachen herausfiltern können. Die Geduld hält sich dabei aber tatsächlich in Grenzen. Daher ist es wichtig, direkt zu Beginn einen guten Grund zu liefern, sich den Inhalt anzuschauen. Trotzdem sollten diese nicht zu langatmig werden. Die von TikTok vorgegebenen 15 Sekunden bieten da eine sehr gute Orientierung.

Learning: Fassen Sie sich kurz und bringen Sie die wichtige Nachricht schnell auf den Punkt. Stellen Sie insbesondere den Mehrwert für die Nutzer heraus und stellen Sie diese direkt an den Anfang.

3. Edutainment

Inhalte werden auf TikTok primär über Hashtags (#) gefunden, d.h. Über passende Schlagworte. Besonders spannend sind dabei #LernenmitTikTok (https://vm.tiktok.com/ZSaCLQmc/)und #TikTalk (https://vm.tiktok.com/ZSaC9JKP/). Hier werden in kurzen Videos Begriffe erklärt, Foto-Tipps anschaulich gemacht, Rechtsfragen beantwortet oder über neue Erkenntnisse rund um Corona informiert.

Natürlich kann man damit kein Thema vollumfänglich beantworten. Aber man kann zumindest einen Grundbaustein legen und so das Interesse wecken. Für weiterführende Informationen kann man auf Website oder andere Quellen verweisen.

Die Videos sind dabei kurz und unterhaltsam. TikTok selbst bietet die Möglichkeit, die Videos mit Musik zu untermalen und Texte einzublenden. Daraus sind bereits einige sehr spannende Formate entstanden. Einer der erfolgreichsten Deutschen auf TikTok ist @HerrAnwalt Tim Hendrik Walter mit über 2,3 Mio Followern, der Rechtsfragen beantwortet. Hier mischen sich Unterhaltung und Entertainment. https://vm.tiktok.com/ZSaCrN7u/

Untersuchung aus der Lernpsychologie zeigen, dass man sich bei einer positiven und unterhaltsamen Wissensvermittlung besser an die vermittelten Inhalte erinnern kann und sie kreativer zur Problemlösung einsetzt. Auch das spricht für unterhaltsame Wissensvermittlung - zusammengesetzt aus den Begriffen Education und Entertainment. 

Learning: Verstehen Sie die Videos nicht als vollumfängliche Informationsvermittlung an, sondern eher als Teaser oder Zusammenfassung der wichtigsten Punkte. Wenn die Zuschauer nur eine richtige Aussage für sich mitgenommen haben, haben Sie mehr gewonnen, als bei einem langatmigen Text, den keiner liest. Überlegen Sie, ob sich der Inhalte vielleicht auch für eine unterhaltsame oder gar humorvolle Umsetzung eignet.


Apps, die bei Videoschnitt und Umsetzung helfen können sind zum Beispiel InShot oder CapCut. Probieren Sie einfach mal ein wenig aus und haben Sie Spaß dabei.


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5 typische Fragen zu Social Media

  1. Müssen wir auf den Plattformen interagieren?
    Social Media ist grundsätzlich keine Einbahnstraße in Sachen Kommunikation. Der Dialog sollte an allererster Stelle stehen - und der besteht nun mal aus Interaktion mit der eigenen Community. Bei einem persönlichen Gespräch mit den Bürgern würden Sie schließlich auch nicht anfangen, sich Augen und Ohren zuzuhalten, um Fragen zu verhindern. Was sich im realen Leben bei Dialogen nicht empfiehlt, gehört sich in den sozialen Netzwerken ebenso wenig. Je aktiver Sie auf Ihre Community zugehen, desto mehr werden Sie auch zurückbekommen. Antworten Sie auf Kommentare, liken Sie Beiträge aktiver Fans oder teilen Sie passende Beiträge auf Ihren Profilen.
  2. Wie viel Zeit sollte ich für Social Media Arbeit einplanen?
    Eine Frage, die sich nicht so einfach beantworten lässt, da der zeitliche Aufwand von vielen Faktoren abhängig ist. Grundsätzlich kann man pro Kanal zwischen 8 und 24 Stunden im Monat kalkulieren. Es kommt darauf an, mit welche Intensität die einzelnen Kanäle bespielt werden, wie aufwendig die Produktion der Inhalte bzw. Wie effektiv der jeweilige Workflow ist. Je besser sich die Mitarbeiter mit den einzelnen Tools auskennen und je mehr Übung sie haben, desto besser und schneller kommt man voran. Einer der größten Zeitfresser ist dabei das fehlen von mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets und eine zugehöriger Datenvertrag. Ohne brauchen die Mitarbeiter häufig 3 bis 10x so lange für einzelne Beiträge. Bitte sparen Sie hier nicht an der falschen Stelle und frustrieren Sie das Social Media Team nicht unnötig!
  3. Wie wichtig sind eigene Bilder für Social Media?
    Mit dem verstärkten Einsatz von Instagram kommt auch immer häufiger die Frage nach der Bildqualität. Fragen wir anders herum: Wollen Sie positiv oder negativ auffallen? Leider gibt es immer noch Accounts, die Print-Flyer, Zeitungsartikel oder das klassische Gruppenbild veröffentlichen. Das passt nicht zur emotionalen und persönlichen Ansprache, die sonst in den sozialen Medien üblich ist. Schauen Sie sich also bitte an, welchen Accounts Ihre Zielgruppe sonst noch folgt, um ein besseres Gefühl für die richtige Bildsprache zu bekommen. Die Umsetzung muss dabei nicht fotografisch perfekt sein - aber sie sollte zum Netzwerk passen.
  4. Warum ist „kurz und knackig“ so wichtig?
    Menschen, die sich häufig mit digitalen Medien auseinandersetzen, nehmen Informationen intensiver und effizienter auf und filtern schneller nach Relevanz. Das heißt: Informationen müssen Aufmerksamkeit erregen und nützlich sein. Dafür hat man eine Daumenbewegung (= Scrollen durch die Neuigkeiten auf dem Telefon) lang Zeit. Gelingt es mir nicht, schnell auf den Punkt zu kommen, ist der Nutzer schon beim nächsten Inhalt. Hier gilt - wie bei Texten auf Websites auch - das Wichtigste zuerst! Denn nur, wenn das als relevant eingeschätzt wird, beschäftigt sich der Nutzer auch weiter mit uns.
  5. Sollten Kommunen soziale Medien bei all den Datenschutz-Bedenken überhaupt nutzen?
    Meiner ganz persönlichen Meinung nach, ist es gerade heute wichtiger denn je vertrauenswürdige Vertreter in den sozialen Medien zu haben. Viele Menschen verbringen dort sehr viel Zeit und sind unterschiedlichsten Informationen ausgesetzt. In Zeiten von Fake-News und Verschwörungstheorien brauchen wir dringend offizielle Anlaufstellen, die Personen auch außerhalb der klassischen Medien erreichen und für den Dialog offen sind. Ich hoffe sehr, dass wir rechtlich einwandfreie Wege finden, hier auch weiterhin Bürger mit korrekten Informationen zu versorgen und zu zeigen, dass die Verwaltungen in einer funktionierenden Demokratie ein essenzieller Bestandteil des Lebens sind und ein offenes Ohr für die Bürger und ihre Belange und Ängste haben.

 


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AllFacebook Summer Edition - Machen! Machen! Machen!

Zwei Mal im Jahr findet die AllFacebook Marketing Conference statt. Sie ist die größte Social Media Marketing Konferenz in Deutschland. Normalerweise mit rund 1.000 Teilnehmern vor Ort und bis zu 5 Tracks mit einer sehr breiten Themenauswahl. Aufgrund von Corona war dieses Mal vor Ort alles anders – kleiner, persönlicher, aber nicht weniger inspirierend.

Eine Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse, die aus meiner Sicht auch für Kommunen relevant sind:

  • Übung macht den Meister
    Wenn es neue Tools und Möglichkeiten gibt – wie beispielsweise Reels auf Instagram – sind Experimente essenziell. Nur wer bereits vorhandene Beispiele analysiert und selbst aktiv übt, kann dazulernen und die neuen Möglichkeiten wirklich verstehen. Lesen allein reicht nicht! MACHEN lautet die Devise!
  • Social Branding Guidelines
    Klassische Designrichtlinien greifen zu kurz. Für visuelles Storytelling in den digitalen Kanälen braucht man Animationen, Bewegtbilder, Schnitt-Techniken, GIFs, Facefilter, Reel, Stories, Carousels, Pins und vieles mehr. Sprechen Sie mit Agenturen und Social Media Partnern über entsprechende Möglichkeiten.
  • „Was liken wir in Zukunft?
    Das, was wir als authentisch und damit als vertrauenswürdig einstufen. Menschen spüren, wer (aus Angst) imitiert, statt (aus Liebe) zu innovieren. Die Nachahmer und „Auf-Nummer-Sicher-Geher“ riskieren ihre organische Reichweite und schlimmstenfalls ihr Überleben.“ (Zitat Svenja Walter)
    Für Städte und Gemeinden sollte der Fokus auf authentischer und vertrauenswürdiger Kommunikation liegen. Dazu ist es notwendig, Menschen zu Wort kommen zu lassen – sowohl innerhalb als auch außerhalb der Verwaltung. Seien Sie mutig und probieren Sie neue und vor allem bürgernahe Formate aus.
  • Mediale Disruption
    „TikTok ist für Social Media, was MTV für die Fernsehlandschaft war. Eine mediale Disruption. Schnell, laut, hektisch. Jetzt merken wir, dass wir alt sind!“ Profile und Follower werden unwichtiger. Die Inhalte im „Hier und Jetzt“ rücken immer weiter in den Fokus. Dieser Umbruch wird die öffentliche Verwaltung langsamer erreichen als beispielsweise Unternehmen. Aber man kann schon jetzt beginnen, sich von den „Eitelkeitszahlen“ wie Likes und Fanzahlen zu verabschieden. Der Fokus sollte sich auf die Qualität der Inhalte verlagern und wie man diese kurz und knackig vermittelt.
  • Direkte Konversation via Messenger

Beratung und Serviceangebote über Messenger Dienste werden immer mehr zur Selbstverständlichkeit. Häufige Fragen können dabei von Bots beantwortet werden, für die schwierigeren sollten unmittelbar Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Hier steht insbesondere das „Freund und Helfer“ sein im Fokus – freundliche Gespräche auf Augenhöhe mit hohem Mehrwert für den Nutzer (bzw. Bürger). Gerade rund um Corona sind viele Bots entstanden, die die Beantwortung der häufigsten Fragen übernehmen. Aber auch persönliche Kommunikation und ein offenes Ohr sind in Krisen besonders wichtig.

Besonders spannend war der Vortrag von Patrick Weiland über das Social Media Team der Tagesschau. Rund 50 Mitarbeiter betreiben die Accounts – und auch hier war das Homeoffice eine große Herausforderung technischer und menschlicher Natur. Zum Abschluss seines Vortrages teilte Weiland seine 6 Learnings aus 6 Monaten Corona Krise, die sich so auch auf viele Verwaltungen übertragen lassen.

1. Menschlichkeit
Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeiter haben höchste Priorität. Gerade jetzt ist es wichtig, rücksichtsvoll miteinander umzugehen und auf jeden einzelnen zu achten. Leistung sollte dabei nie nach physischer Anwesenheit beurteilt werden.

2. Technische Infrastruktur als Nadelöhr

Die Flexibilität und der Einsatz der IT waren eine der wichtigsten Grundlagen, um überhaupt in der Lage sein, alles weiter betreiben zu können.

3. „Kunst-des-Möglichmachens“ als neuer Top-Skill

Ideenreichtum und Schnelligkeit sind gerade in schweren Zeiten besonders gefragt. Wer nur Probleme sieht, kommt nicht voran. Suche nach Lösungen und Ausprobieren ungewöhnlicher Wege führen zum Erfolg.

4. Digital Leadership braucht persönliche Beziehungen

Die kurzen Gespräche in der Kaffeeküche und das gemeinsame Sitzen am Schreibtisch lässt sich nur schwer digitalisieren. Aber gerade jetzt sind Kommunikation und aktive persönliche Verbundenheit wichtig, um das Prinzip der „offenen Tür“ weiterzuleben.

5. Wiedereröffnung als strukturierter Prozess

Während der Lockdown schnell gehen musste, besteht nun beim umgekehrten Prozess die Möglichkeit es gut zu planen und in Ruhe anzugehen. Dazu zählt das Hinterfragen vieler Selbstverständlichkeiten vor der Krise. Positive Aspekte des „New Normal“ sollten integriert werden.

6. Es braucht einen Kulturwandel für die Arbeit der Zukunft!

Dazu zählt ein starkes Vertrauen in die Mitarbeiter und deren Fähigkeiten und Arbeitsweisen. Ebenso schneller und agiler auf Veränderungen reagieren zu können – nicht nur bei Projekten, sondern auch in Hinblick auf Technik und Zusammenarbeit.

Die nächste AllFacebook Marketing Konferenz (#AFBMC) findet am 12. Oktober in Berlin statt. Wenn Sie Fragen oder Interesse an einer Teilnahme haben, stelle ich Ihnen gerne eine Rabattcode für die Tickets zur Verfügung. Auch Sprecher aus dem öffentlichen Sektor werden immer gesucht: https://conference.allfacebook.de/call-for-papers/

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